تحليل مشكلات الأعمال

[د/أحمد جمعة]

تحليل مشكلات الأعمال


(منقول للفائدة)
دكتور مهندس/ إبراهيم الغنام . مستشار تطوير المشروعات
تعريف المشكلة

المشكلة هي حالة من التباين أو الاختلاف بين واقع حالي أو مستقبلي، وهدف نسعى إلى تحقيقه. وعادة ما يكون هناك عقبات بين الواقع والمستهدف، كما أن العقبات قد تكون معلومة أو مجهولة.
مراحل حل المشكلات:

تتضمن مراحل حل المشكلات 4 مراحل أساسية:
1- مرحلة المدخلات

فيها نحاول التعرف علي الواقع ونحاول جمع أكبر قدر من المعلومات والتعرف علي أعراض المشكلة.
2- مرحلة المعالجة

وفيها يتم البحث عن المشكلة أو المشكلات التي قد تكون السبب في هذه الأعراض، ثم تصور البدائل الممكنة لعلاج المشكلات وتقييم هذه البدائل.
3- مرحلة المخرجات

و تتضمن اختيار البديل الأفضل ثم تنفيذه.
4- مرحلة المُراجَعَة والتقييم

فيها يتم تقييم الحل المقترح ثم عمل التعديلات التي قد يحتاجها.
خصائص مشكلات الأعمال

تتميز مشكلات الأعمال بعدد من الخصائصّ التي تُمَيِّزُها عن أيّ مشاكل أخرى. من هذه الخصائص أنها تكون في الأغلب مشكلات متشابكة ومركبة من عدة مشكلات وليست في صورة مشكلة واحدة ظاهرة. كما تتميز بالتداخل بين الأعراض والمشكلات المسببة لها، كما يزيدها صعوبة عدم وجود معايير واضحة تحدد الحالة الطبيعية من المرضية، فمثلا قد نري أن المشكلة لدي أحد المشروعات أن مبيعاته الآجلة تتجاوز 50 % من جملة مبيعاته، ولكننا لا نستطيع بسهولة تحديد الرقم الأمثل الذي يتعارف علي السوق بأنه الرقم الطبيعي للمبيعات الآجلة لهذا النشاط. كذلك فان بيئة الأعمال تكون ديناميكية وسريعة التأثر بظروف السوق فما قد نعتبره طبيعيا أو لا يشكل مشكلة اليوم قد يعتبر مشكلة غدا والعكس.
خطوات عملية حل المشكلات:

1. التَحَقَّقْ من طبيعة المشكلة. هل هي عرض أو سَبَب؟
2. تحليلْ المشكلة.
3. جمع المعلومات المتعلقة بالمشكلة.
4. استنتاج الحلول و البدائل الممكنة.
5. تقييم جميع البدائل.
6. اِخْتياَرْ البديل الأمثل.
7. تنَفيِّذْ هذا البديل.
8. متابعة وتقَيِّيمْ النتائج.

بعض الأعراض المرضية للمشروعات:

1. استمرار عدم انتظام التدفقات النقدية.
2. عدم استخدام الموارد الإستخدام الأمثل.
3. تذبذب الأرباح .
4. تناقص المبيعات .
5. تزايد رفض العملاء للمنتج .
6. تزايد قيمة المبيعات الآجلة .
7. نقص السيولة وعدم القدرة علي سداد الإلتزامات .
8. زيادة حجم المخزون من المنتج النهائي .
9. تزايد حجم المخزون من المواد الخام .
10. تكرار تعطل الماكينات .
11. تكرار غياب العمال .
12. زيادة معدل دوران العمالة خاصة ذوي المهارات .
13. تزايد المشكلات مع الجهات الإدارية ( الحكومية ) .
14. النمو السريع للنشاط أو زيادة الحجم خلال فترة قصيرة .
15. اهمال بعض المنتجات الأساسية والتركيز علي منتج معين .
16. تناقص حجم المشتريات من المواد الخام أو عناصر الإنتاج بصورة متكررة .

بعض مشكلات الأعمال

تتداخل المسببات للأعراض السابق ذكرها ولكن يمكن تلخيص بعض المسببات فيما يلي:

1. سوء التخطيط
2. ضعف الكفاءة الفنية للماكينات المختارة
3. سوء اختيار المشروع
4. سوء إختيار الموقع
5. سوء اختيار المنتج

إقتصاديات المشروع

1. تكلفة عالية لعناصر الإنتاج
2. ارتفاع مستوي حجم التعادل
3. حجم المشروع غير اقتصادي ( كبيرا أو صغيرا )
4. تقدير حجم قليل للسيولة المطلوبة للمشروع
5. استخدام حجم كبير من رأس المال في الأصول الثابتة
6. المبالغة في تقدير حجم الطلب المتوقع

التنفيذ

1. التأخر في استخراج التراخيص
2. التأخر في الحصول علي التمويل ( صرف القرض )
3. استخدام رأس المال في غير محله

الإنتاج

1. ضعف الرقابة علي الجودة
2. سوء تحديد المزيج الإنتاجي ( غير متجانس أو متكامل )
3. سوء استخدام طاقة المشروع ( Capacity )
4. ارتفاع تكلفة عناصر الإنتاج
5. سوء إدارة المخزون
6. نقص أو انعدام الصيانة
7. نقص أو نعدام التطوير والتحديث
8. يادة الهالك أو الفاقد

العمالة و الموارد البشرية

1. زيادة حجم العمالة عن الحجم الإقتصادي للتشغيل
2. ضعف إنتاجية العمالة
3. سوء العلاقات بين العمال
4. نقص التدريب
5. نقص الكفاءة الفنية
6. انخفاض المرتبات
7. عدم ملاءمة بيئة العمل
8. عدم مراعاة الأطفال والسيدات
9. عدم الكفاءة في التعامل مع مشكلات العمالة

التسويق

1. الإعتماد علي عميل واحد أو عدد محدود من العملاء
2. انتاج منتج واحد أو عدد محدود من المنتجات
3. ضعف الكفاءة البيعية
4. قلة وسائل وقنوات التسويق
5. سوء التسعير
6. التعاقد علي بيع كمية كبيرة مستقبلية مع اتجاه الأسعار للإرتفاع
7. نقص المعلومات عن حركة السوق
8. عدم الوعي بطرق التعامل مع آليات السوق

التمويل و الماليات

1. عدم تحليل التكاليف
2. عدم مراقبة التدفقات النقدية
3. عدم حساب الأرباح والخسائر دوريا
4. سوء ادارة الموسمية سواء عند إرتفاع أو إنخفاض المبيعات
5. البيع الزائد بالأجل و إهمال حساب تكلفة رأس المال
6. ضعف وسائل تحصيل المبيعات الآجلة

الإدارة و التنظيم

1. نقص المهارات الإدارية لدي صاحب المشروع
2. الخلط بين الموارد الذاتية وموارد المشروع ( أو موارد مشروعات أخري )
3. الإتجاه نحو النمو بغير تخطيط
4. زيادة المسحوبات من رأس المال
5. عدم تحديد أجر ثابت لصاحب المشروع
6. عدم تحديد المسئولية عن المهام الإدارية داخل المشروع

.عدم وجود مدير متفرغ للمشروع ( صاحبة أو غيره )

1. عدم تحديد وسائل الرقابة ( دفاتر الحضور- معدلات الإنتاج- وغيرها)
2. عدم وجود سياسة للحوافز

مشكلات خارجية

1. تشبع السوق
2. المرافق
3. التراخيص
4. البيئة
5. الضرائب
6. التأمينات

المراجع:

1. Daft, R. L. (1994). Management. The Dryden Press.
2. David, F. R. (1997). Strategic management. New Jersey: Prentice Hall, Upper Saddle River.
3. Ensor, P. (1986). Profit by regulation. Far Eastern Economic Review, 133, 68-69.
4. Gaither, N. (1992). Production and operations management. The Dryden Press.
5. Harrison, E. F. (1995). The managerial decision-making process. Houghton Mifflin Company.
6. Jain, S. C. (1997). Marketing planning & strategy. South-Western College Publishing.
7. Kreitner, R. (1992). Management. Houghton Mifflin Company.
8. Nahmias, S. (1993). Production and operations analysis. Homewood, Boston: Irwin.
9. Robbins, S. P. (1996). Organizational behavior: Concepts, controversies, applications. Prentice-Hall international, Inc.
10. Russell, S. R., & Taylor, B. W. (1998). Operations management: Focusing on Quality and competitiveness. Prentice-Hall International, Inc.